Juhlien järjestäjien ABC                                        palaa etusivulle

Tämä lista on tarkoitettu kaikille niille, jotka järjestävät juhlahetkiä ja yleisötilaisuuksia - suuria tai pieniä..
Lista on pitkä, mutta sen tarkoitus on auttaa muistamaan asioita, jotka auttavat onnistuneen juhlan järjestämisessä.
Se on inhimillisesti tehtynä vajavainen, mutta muistuttaa tärkeimmistä asioista.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Kun suunnittelet juhlien tai tilaisuuden järjestämistä, tee päätökset seuraavista asioista
* TAPAHTUMAN TEEMA
* TAPAHTUMAPAIKKA
* AIKA
* ESIINTYJÄT
* JUONTAJA
* TARJOILUN LAATU
* MYYTÄVÄT TUOTTEET
* ARPAJAISET
* MAHDOLLISET PÄÄSYMAKSUT
* TEHTÄVIEN JAKO


ENNEN TILAISUUTTA TULEE HOITAA MONTA ASIAA 

Tehtävät on syytä jakaa eri henkilöiden suoritettaviksi.
Näin kuormaa jaetaan useammille rattaille ettei aasin selkä katkeaisi.

1. SOVI PAIKAN KÄYTÖSTÄ SEURAAVAT ASIAT
a. aika
b. korvaukset
c. siivous
d. ovien avaus ja sulkeminen

2. KYSY ESIINTYJÄT JA TEE SOPIMUKSET
a. aika, paikka, tilaisuuden laatu
b. palkkiot ja korvaukset
c. esityksen sisältö
d. neuvo tie

3. SOVI TARJOILUUN LIITTYVÄT ASIAT
a. "ruokalista"
b. kattauksen suunnittelu
c. keittiöväki
d. tarjoiluväki
e. valmista vai paikalla tehtyä tarjottavaa
f. lainattavien tavaroiden hankkiminen
g. maksullisen tarjoilun kassanhoitaja

4. JÄRJESTÄ MYYTÄVÄT TUOTTEET
a. tavaran hankkiminen / palautus
b. varastointi
c. myyjä
d. myyntipaikan suunnittelu

5. ARPAJAISIA VARTEN
a. arpajaispalkintojen hankkiminen
b. arpalappujen hankkiminen/teko
c. arpomisastia
d. arpojen myyjä
e. arpomistilanteen ja henkilöiden suunnittelu

6. JOS TILASISUUTEEN ON PÄÄSYMAKSU
a. hanki lippujen myyjät
b. tee tai osta liput / leimat
c.sovi lippujen myyntipaikka
d. ennakkomyynnin järjestäminen

7. MUISTA ESIINTYJIEN HUOMIOIMINEN KUKKASIN TMS.

8. ILMOITTELU TUO YLEISÖN PAIKALLE
a. tolppailmoitukset
b. lehtipuffit
c. lehtien tapahtumakalenterit
d. seurapalstalle tapahtumaan liittyvistä kokoontumisista
e. radioiden tapahtumiin luettavaksi

9.  KORISTELU ANTAA TILAISUUDELLE ILMEEN
a. koristelun suunnittelu
b. koristeiden hankkiminen
c. koristelijat

10. TANSSIEN MUSIIKKI / MEKAANINEN MUSIIKKI
a. ilmoita TEOS:lle tilaisuudesta ja esitettävästä musiikista (joskus esiintyjä hoitaa ilmoituksen)
b. varaudu TEOSTO-maksuun 
c. laitteiston hankkiminen
d. musiikista vastaavan nimittäminen

11. VAKUUTUKSET
a. kilpailuta tarpeelliset vakuutukset

12. KATOKSET, ISTUIMET, PÖYDÄT
a. varaa tarpeellinen määrä istuimia ja pöytiä
b. hanki ulkoilmatilaisuutta varten tarvittavat katokset (lainaa/vuokraa)

13. VAIHTOKASSA
a. mahdollista myyntiä varten on hyvä olla vaihtokassa sujuvaa kaupankäyntiä varten

14. PARKKIPAIKAN JÄRJESTELYT
a. paikka
b. ohjaajat

VALMISTAVIEN KOKOONTUMISIEN AIKATAULU JA SISÄLTÖ
 on hyvä sopia työryhmän kokoontumiset valmiiksi etukäteen sitovasti ja
niiden sisällöistä esim. seuraavasti

1. tehtävistä ja vastuualueista sopiminen
2. paikan siivoaminen ja järjestelyt hyvissä ajoin etukäteen
3. palaveri juontajan ja esiintyjien kanssa
4. ohjelman lukkoon lyönti
5. tarkistetaan,ovatko asiat hoidossa

TAPAHTUMAPÄIVÄNÄ

1. TAPAHTUMAPAIKAN VIIMEISTELY
* viimeistelysiivous
* karttaan tms. merkintä paikoiltaan siirretyistä esineistä
* pöytäjärjestelyt
* koristelu
* parkkipaikka

2. TYÖRYHMÄN NIMENHUUTO
a. lippujen myynti tai ohjelmien jako
b. arpojen myynti
c. tarjoilu ja kettiö
d. liikenteen hoitajat
e. vieraiden vastaanottajat
f. vaatteiden vastaanottajat
g. juontaja, esiintyjät

TAPAHTUMAN JÄLKEEN

1. JUHLAPAIKAN JÄRJESTELYT
a. paikat paikoilleen ulkona ja sisällä
b. puretaan koristeet
c. astioiden tiskaaminen ja pöytien siivous
d. palautetaan lainatavarat
e. roskiksien tyhjentäminen
f. yleissiivous

2. PALKKIOIDEN, LASKUJEN MAKSAMINEN

3. TILITYSTEN JA KASSAN LASKEMINEN

4. ARPAJAISVOITTOJEN YMS. TOIMITTAMINEN

5. KIITOSTEN ESITTÄMINEN, KILPAILUTULOSTEN JULKAISU lehdissä tms.

6. TALKOOVÄEN PALKITSEMINEN